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秘書室

秘書室(預算員額數:職員19人、職工13人):掌理文書、檔案、印信、庶務、會議、出納、資訊、研究發展及考核、法制及其他不屬各課室事項。

秘書室員工業務職掌
職 稱

預 算
員額數

工 作 項 目 聯 絡 電 話
主任
葉文昭
1
  1. 綜理秘書室業務。
  2. 研考一條鞭之人員,綜理管考業務。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉111
吳課員 1
  1. 綜合業務(年度及節慶活動籌辦、課務會議)。
  2. 10萬元以下採購業務及優先採購業務。
  3. 數位表單整合平台(電子請購)。
  4. 雜項修繕及庶務費用請購及核銷。
  5. 其他臨時交辦事項。
87878787轉207
連課員 1
  1. 10萬元以上採購業務(含招標流程及招標文件協審)及綠色採購業務。
  2. 彙辦採購業務法令及函釋、採購案件之彙整及控管。
  3. 政府採購網共同供應契約管理。
  4. 機關網站上稿、檢核及評比等業務、資訊推動小組。
  5. 協助內部智匯網管理與維護(軟體)、網路釣魚測試業務。
  6. 其他臨時交辦事項。
87878787轉115
鄭課員 1
  1. 財產物品管理。
  2. 零用金管理。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉112
吳課員 1
  1. 志工人員管理及排班業務。
  2. 秘書室門禁管理及中午輪值排班。
  3. 張貼公告及宣導業務管理。
  4. 公共場所室內空氣品質管理。
  5. 文化藝廊。
  6. 其他臨時交辦事項。
87878787轉154
董課員 1
  1. 綜整策略地圖及平衡計分卡、年度施政計畫、年度提升服務品質執行計畫、年度區公所考核執行計畫。
  2. 召開並列管主管會報(每月第2、4週)、召開區政業務精進會議(每月第3週)。
  3. 市政活動網管理、新聞媒體輿情蒐集、新聞稿及活動稿新增及更新、松山風情(FB)推廣本所活動及管理。
  4. 雙城論壇事宜、來賓參訪製作簡報、雙語環境、公務出國報告列管及系統處理。
  5. 公民參與網會議資料相關資料彙送、彙整及列管府管計畫、市政白皮書、市長施政報告、專案報告、員工滿意度調查報告。
  6. 配合辦理服務品質獎、上級機關督考相關業務、區政業務考核、為民服務考核相關業務事宜、研考一條鞭相關業務事宜、參與式預算-青年志工管理、特別費業務。
  7. 其他臨時交辦事項。
87878787轉152
張辦事員 1
  1. 為民服務洽公區環境規劃及管理、行政大樓防疫措施管理及維護、值星人員管理及排班業務及開、收工事宜。
  2. 對外顧客滿意度調查、彙整好便利櫃檯報表、悠遊卡繳費業務(收繳費用除外)。
  3. 不定期現場考核、服務場所設施巡檢及督導、辦公室環境評比及為民服務洽公區環境綠美化、電話禮貌測試(教育訓練)。
  4. 行政中心廣播事宜及防災視訊業務、更新電子看板及行政中心LED視訊顯示器。
  5. 協助人事室辦理新人教育訓練。
  6. 機關通訊錄更新、1999備援人員教育訓練及輪值事項之配合情形及協處所屬機關提供FAQ新增及更新之配合情形、1999市民當家熱線。。
  7. 其他臨時交辦事項。
87878787轉166
楊課員 1
  1. 10萬元以下行政中心小額修繕、10萬元以下勞務契約簽訂,履約及核銷(機電維護保養、系統保全、消防巡檢及電話系統維護)。
  2. 10萬元以上勞務履約、核銷及年度總驗收 (清潔、空調、電梯、保全)。
  3. 行政大樓環境清潔及維護(後門花圃整理、洗水塔、通水管、滅鼠、打蠟、清潔用品購置);行政大樓公用水、電費分攤及核銷;行政大樓保險、行政大樓消防併防災訓練。
  4. 停車場管理及相關業務。
  5. 行政中心管理委員會。
  6. 職工管理、勞動職業安全衛生及職工業務委外相關事宜。
  7. 其他臨時交辦事項。
87878787轉114
莊課員 1
  1. 文書研考、研考一條鞭相關業務。
  2. 電子公文交換及節能減紙數據上網填報。
  3. 配合政府資料整合平臺推動申請案件相關業務(含人民申請案件處理期限表)。
  4. 單一陳情案件(含IRS系統)管考業務。
  5. 出版品管理。
  6. 監察院系統案件收件及列管。
  7. 其他臨時交辦事項。
87878787轉117
吳約聘資訊
管理師
1
  1. server管理。
  2. 網頁製作、維護。
  3. 網路配置及管理。
  4. 資訊安全建置管理。
  5. 個人電腦故障檢修相關作業。
  6. 其他臨時交辦事項。
87878787轉155
廖辦事員 1
  1. 歲入類收款(含各項場租、悠遊卡、停車費等)登帳並製表。
  2. 行政中心停車場停車費收款及製表。
  3. 課室加班費業務及控帳(含職工)。
  4. 人事室、政風室、會計室、調解會登記桌、發文歸檔。
  5. 憑單、傳票等憑證登帳工作並繕製日結報表。。
  6. 其他臨時交辦事項。
87878787轉123
陳課員 1
  1. 公務車管理及駕駛調度。
  2. 內部控制(提升財務)業務、節能(開源節流)業務、開源節流、會議室及禮堂租借(含音控室管理)。
  3. 出納業務(所得稅及二代健保)。
  4. 影印機管理及維護。
  5. 一次性餐具及美耐皿禁用政策業務、頂樓空中菜園及魚菜共生系統管理。
  6. 職工管理、勞動職業安全衛生及職工業務委外相關事宜。
  7. 其他臨時交辦事項。
87878787轉113
許辦事員 1
  1. 秘書室、兵役課、人文課登記桌、發文歸檔。
  2. 各課室承辦人員之監印(含紙本發文、合約、證明書等)。
  3. 發文郵資清冊之繕打。
  4. 其他臨時交辦事項。
87878787轉121
蔡辦事員 1
  1. 總收文業務。
  2. 公示公告送達案件。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉120
工友
鄭小姐
1
  1. 繕製受款人電聯存帳清單送財政局撥款入帳憑單、傳票等憑證登帳工作並繕製日結報表。
  2. 第二總機
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉124
莊辦事員 1
  1. 檔案管理及存查歸檔(社會課、兵役課)。
  2. 機密公文管理考核作業。
  3. 檔案室第2檔案室管理。
  4. 檔案銷毀及陳報作業。
  5. 其他臨時交辦事項。
87878787轉208
林辦事員 1
  1. 檔案管理及存查歸檔(社會課及兵役課除外)。
  2. 檔案業務用品採購及核銷(含檔案室代賑工管理)。
  3. 檔案績效評量及異地備份作業。
  4. 檔案管理系統及檔案目錄建檔軟體維護。
  5. 其他臨時交辦事項。
87878787轉209
周約僱書記 1
  1. 民政課、經建課、社會課登記桌、發文歸檔。
  2. 其他臨時交辦事項。
87878787轉118
李課員 1
  1. 出納業務(不含憑單、傳票等憑證登帳、製日結報表、所得稅及二代健保工作)。
  2. 員工交通費發放。
  3. 歲出類收款(含公庫及專戶收款等)及製表。
  4. 其他臨時交辦事項。
87878787轉206
陳課員 1
  1. 行政大樓管理及辦公空間改善、行政大樓保全契約簽訂及門禁管制相關業務(含保全工作日誌)、行政大樓消防防護計畫、每月消防自主檢查、例行性月報表。
  2. 10萬元以上工程採購及履約、10萬元以上勞務招標作業 (清潔、空調、電梯)。
  3. 年度預算各項作業(編列預算、控帳)。
  4. 市有房地招租、申請使用作業(行政 大樓)。
  5. 建築物申報相關業務(公安、消防、外牆、無障礙勘檢及太陽能維護)。
  6. 其他臨時交辦事項。
87878787轉116

工友
李小姐

1
  1. 負責區長室、副區長室環境清潔、信件處理、公文傳送、區長行程列管。
  2. 負責9樓男廁清潔維護。
  3. 負責9樓公共區域環境清潔及盆栽維護。
  4. 其他臨時交辦事項。
87878787轉106

技工
曾小姐

1
  1. 協助會計室(電聯存單登打)、政風室公文傳送、信件處理及環境清潔。
  2. 負責11樓女廁、茶水間。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉225

技工
洪先生

1
  1. 公文交換。
  2. 11樓音控設備空調。
  3. 負責11樓男廁、大禮堂、公共區域清潔。
  4. 行政中心後側花圃養護。
  5. 其他臨時交辦事項。
87878787轉796

技工
徐先生

1
  1. 水電管理維護及故障排除。
  2. 燈管更換。
  3. 協助機電、系統保全廠商每月定檢及定檢單簽收。
  4. 公文交換第一職務代理人。
  5. 行政中心後側花圃養護。
  6. 其他臨時交辦事項。
87878787轉791

工友
寗小姐
(待補)

2
  1. 本所總機接聽電話。
  2. 其他臨時交辦事項。
87878787轉102、780

工友
李小姐

1
  1. 負責社會課、兵役課及人文課公文傳送、信件處理及環境清潔。
  2. 負責7樓男、女廁清潔維護、公共區域。
  3. 7樓大廳公用瓷杯清潔及飲水機用水之補充。
  4. 其他臨時交辦事項。
87878787轉709

工友
黃小姐

1
  1. 負責民政課、經建課公文傳送、信件處理。
  2. 負責8樓女廁、茶水間、蒸飯箱、公共區域清潔維護。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉814

工友
蔡小姐

1
  1. 負責主任秘書室、秘書室公文傳送、信件處理及環境清潔。
  2. 本所郵件(包裹)分送工作。
  3. 負責9樓影印室、9樓女廁、陽台環境清潔及盆栽維護。
  4. 其他臨時交辦事項。
87878787轉126

技工
陳小姐

1
  1. 協助人事室、調解會公文傳送、信件處理及環境清潔。
  2. 負責10樓男廁、公共區域、陽台清潔。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉215

駕駛
陳先生

1
  1. 公務車駕駛及管理維護。
  2. 公務車出勤登記。
  3. 其他臨時交辦事項。
87878787轉151

駕駛
劉先生

1
  1. 公務車駕駛及管理維護。
  2. 公務車出勤登記。
  3. 行政中心後側花圃養護。
  4. 其他臨時交辦事項。
87878787轉153